Contract opstellen
Om toestemming van een rechthebbende te verkrijgen is het noodzakelijk afspraken met die rechthebbende te maken (dat wil zeggen een contract af te sluiten). Een contract kan mondeling of schriftelijk worden gesloten. Schriftelijk heeft altijd de voorkeur en is soms zelfs vereist. Uit het contract moet blijken of er sprake is van overdracht van rechten of van een licentie.
Toelichting
Een contract afsluiten kan tegelijk met de aankoop van het fysieke werk van de kunstenaar, maar ook later. Direct bij aankoop is het beste moment. Het is een veel voorkomend misverstand bij musea dat aankoop van een kunstwerk hetzelfde is als aankoop van rechten. Dat is niet zo.
Door middel van een contract kan toestemming verkregen worden om werken op bepaalde manier te gebruiken (overdracht of licentie). Voor overdracht van auteursrecht is een leveringsakte vereist (notarieel dan wel onderhands). Stichting Behoud Moderne Kunst (SBMK) heeft een aantal modelcontracten opgesteld waarin toestemming wordt verleend aan de collectiehouder voor het gebruik van een werk bij de aankoop of retrospectief. In die contracten is sprake van een licentie.
Het is ook mogelijk om zelfstandig een contract op te stellen. In principe is er zeer grote vrijheid om de inhoud van een contract zelf te bepalen. De modelcontracten van SBMK zijn hieronder beschikbaar.